Folio คืออะไร?

ความหมายโดยละเอียด

Folio คือระเบียนบัญชีที่รวบรวมรายการเรียกเก็บและรายการชำระเงินซึ่งเกี่ยวข้องกับการเข้าพักหนึ่งรายการหรือบัญชีที่กำหนด แต่ละรายการควรมีวันที่ รายละเอียด จำนวนเงิน และแหล่งที่มาของธุรกรรมอย่างชัดเจน

Folio อาจแบ่งเป็นหลายส่วนเพื่อแยกผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย เช่น แยกค่าห้องที่บริษัทรับผิดชอบออกจากค่าอาหารและ Incidental Charges ที่แขกชำระเอง การแยกบัญชีต้องสอดคล้องกับเอกสารยืนยันและคำสั่งเรียกเก็บเงิน

เกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรม

รายการใน Folio ต้องตรวจสอบย้อนกลับได้ การย้าย ลบ หรือปรับยอดควรมีเหตุผลและสิทธิ์อนุมัติตาม SOP ก่อน Check-out พนักงานต้องให้แขกตรวจสอบรายการและแก้ไขข้อคลาดเคลื่อนก่อนปิดบัญชี

การใช้งานจริงในโรงแรม

เมื่อแขกใช้บริการ ระบบหรือพนักงานจะบันทึกรายการเข้าสู่ Folio ใน PMS พนักงาน Front Office ตรวจสอบยอดระหว่างพัก รับชำระเงินเมื่อ Check-out ออกเอกสารประกอบ และโอนยอดที่ได้รับอนุมัติไปยัง City Ledger หากเป็นการเรียกเก็บภายหลัง