City Ledger คืออะไร?

ความหมายโดยละเอียด

City Ledger คือบัญชีแยกประเภทที่ใช้ติดตามยอดลูกหนี้ซึ่งไม่ได้อยู่ในบัญชีของผู้เข้าพักปัจจุบัน เมื่อผู้เข้าพัก Check-out ยอดที่ได้รับอนุมัติให้เรียกเก็บจากคู่สัญญาจะถูกโอนจาก Folio ไปยัง City Ledger เพื่อรอการวางบิลและรับชำระ

องค์ประกอบและการควบคุม

รายการต้องระบุชื่อลูกหนี้ เลขที่เอกสาร วันที่ครบกำหนด วงเงินเครดิต และหลักฐานประกอบอย่างครบถ้วน ฝ่าย Front Office ต้องตรวจสอบวิธีชำระเงินและหนังสือรับรองการชำระก่อนโอนยอด ส่วนฝ่ายบัญชีมีหน้าที่ออกใบแจ้งหนี้ ติดตามหนี้ และกระทบยอด

การใช้งานจริงในโรงแรม

City Ledger ใช้กับการเข้าพักที่บริษัทรับผิดชอบค่าใช้จ่าย บัญชีตัวแทนท่องเที่ยว งานจัดเลี้ยง หรือบัญชีเครดิตอื่นที่โรงแรมอนุมัติ การบันทึกอย่างถูกต้องช่วยป้องกันการเรียกเก็บผิดฝ่าย ลดหนี้ค้างชำระ และทำให้รายงานลูกหนี้ตรงกับรายได้ที่เกิดขึ้นจริง